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2013년 7월에 미디엄에 올린 같은 제목의 글은 내 예상 밖으로 꽤 큰 인기를 얻었고, 지금도 조회수가 꽤 나오는 글이다. 이후에 같은 내용으로 여러 사내 강의를 하다가, 공개버전의 https://pitch.com/public/b17ebfdf-4ec8-4bd1-8df5-edc0e722bb50 슬라이드덱도 만들어서 공유했고, 슬라이드 자료로 보기 싫은 사람은 여기에 간단하게 읽을 수 있는 텍스트 버전으로고 정리했다
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0) 왜 아직도 이메일인가
“이메일은 꼰대 도구 아닌가요? 메신저가 더 편한데….”
가장 쉽지만, 가장 많은 사람들이 실수하고 있는 이메일
업무를 하다보면 이메일 쓸 일이 많습니다. 그런데, 정작 이메일의 형식이나 예절에 대해서 신경을 쓰지 않는 사람들이 많은 듯 해서, 흔히 하는 실수들과 이런 실수를 안 하는 법에 대해 이야기를 해 볼께요. 다른 일은 잘 해 놓고도, 이메일 한 두개로 프로페셔널한 인상을 망쳐버리기에는 아까우니, 이런 사소한 것들을 간과하지말고 습관으로 만들어 두면 업무를 잘 하는 사람으로 보여질 수 있을 거라 생각합니다.
이메일은 기록·검색·표준화라는 세 가지 이유로 여전히 업무 커뮤니케이션의 기본입니다. 비동기 협업, 다자간 공유, 그리고 법·감사 관점에서의 증빙성까지 제공합니다. 이메일·메신저·전화·대면을 상황별로 구분해 써야 합니다.
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초간단요약
- 이메일주소는 반드시 영문이름 또는 영문이름의 약자만으로 할 것. 예:
[email protected], [email protected] 등
- 수신인 (to:), 참조인(cc:)를 잘 구별해서 이메일 다 쓴 후 넣을 것. (숨은참조(bcc:)까지 하면 보너스.)
- 제목만 봐도 무슨 내용인지, 얼마나 중요한지, 언제까지 회신해야할지 알기 쉽도록!
- 이메일에 인용되는 시간은 절대시간으로. 내일 오후까지 해 주세요 (X), 20일 오후 2시까지 해 주세요. (O)
- 이메일 쓰는 순서는 첨부파일 붙이기 먼저! - 메일 본문 쓰기 - 제목 붙이기 - 수신인/참조인 넣기 - 보내기 순으로. 거꾸로 하면 실수투성이가 됩니다.
- 1 이메일 1 주제로: 효율적인 커뮤니케이션과 검색의 편리성
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1) 이메일의 기본 구조 — “형식을 지키면 80%는 성공”
이메일은 단순합니다: 받는 사람(To) / 참조(CC) / 숨은참조(BCC) / 제목 / 본문 / 서명 / 첨부. 이 질서를 지키면 전달력과 검색성이 올라갑니다.
- To: 행동·결정을 해야 하는 사람(“받는 사람으로 들어가면 답해야 합니다”).
- CC: 맥락만 알면 되는 사람. 필요 시 대화 참여 가능.
- BCC: 대량발송 시 수신자 개인정보 보호, 또는 보이지 않게 참조해야 할 때. 단, 숨은참조자는 ‘전체회신’ 절대 금지.
그룹메일은 편하지만 “누가 답?”이 모호해질 수 있습니다. 액션이 필요한 메일은 개인 지정을 권장합니다.
2) 이메일의 역사 — 네 줄 요약
- 1965 MIT CTSS: 한 컴퓨터 안 사용자 간 메시지(“MAIL” 명령). 네트워크 간은 아님. (multicians.org, History of Information)
- 1971 ARPANET & “@”: 레이 톰린슨이 네트워크 간 전송 구현, 사용자@호스트 체계 확립 → 현대적 이메일의 출발점. (Guinness World Records, Smithsonian Magazine)
- 1977–82 표준화: RFC 733(‘전자메일’ 헤더/형식 표준), RFC 821(SMTP)로 메일 전송이 인터넷 표준에 편입. (IETF Datatracker, RFC Editor)
- 웹메일 시대: 1996 Hotmail → 대중적 확산, 1997 MS 인수. 이후 Gmail 등으로 스토리지·검색·스팸 필터 정착. (Wikipedia, Microsoft)